Durées légales de conservation des archives
La durée légale de conservation varie selon la nature du document.
Les documents comptables (livres, journaux, factures) doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.
Les bulletins de salaire et registres du personnel sont à conserver 5 ans, tandis que les contrats commerciaux doivent être gardés pendant toute leur durée d'exécution, puis encore 5 ans après leur expiration.
Certains documents obéissent à des durées exceptionnellement longues : les actes de propriété immobilière se conservent 30 ans, les procès-verbaux d'assemblée 5 ans après dissolution de la société, et les brevets pendant toute la durée de validité augmentée de 5 ans.
Une erreur de catégorisation peut conduire à détruire prématurément un document qui servira de preuve en cas de litige ou de contrôle fiscal.
Avant tout débarras d'archives, il est donc indispensable de réaliser un tri assisté par un archiviste ou un juriste interne.
Les documents arrivés à échéance peuvent être détruits, ceux qui sont encore dans leur délai de conservation doivent être archivés dans un lieu sécurisé ou numérisés.
Dacheux Déménagement peut vous orienter vers des prestataires d'archivage externalisé si vous ne disposez pas de local de stockage adapté.
Destruction confidentielle : méthodes et certificat
La destruction de documents contenant des données personnelles ou confidentielles ne peut pas se faire dans une benne ordinaire.
Des prestataires spécialisés disposent de broyeurs industriels à haute sécurité (normes DIN 66399) capables de réduire le papier en particules de quelques millimètres, rendant toute reconstitution impossible.
Cette méthode est recommandée par la CNIL pour les données sensibles.
À l'issue de la destruction, le prestataire remet un certificat de destruction confidentielle qui engage sa responsabilité et atteste de la date, du volume et de la méthode utilisée.
Ce certificat est un document précieux en cas de contrôle CNIL ou de demande d'un client dont les données ont été détruites dans le cadre du droit à l'effacement.
Conservez-le pendant au moins 5 ans dans vos propres archives.
Pour les supports numériques (disques durs, clés USB, DVD), la destruction physique est souvent préférable à l'effacement logiciel lorsque les volumes sont importants ou que les données sont particulièrement sensibles.
Des équipements de déchiquetage mécanique ou de démagnétisation permettent de neutraliser définitivement ces supports.
Là encore, un certificat de destruction est délivré et les débris sont orientés vers des filières DEEE agréées.
Conformité RGPD et données personnelles
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises de ne conserver les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
Cette règle s'applique aux données sous forme papier comme aux données numériques.
Lors d'un débarras, il est donc obligatoire de vérifier que les documents contenant des données personnelles (dossiers clients, dossiers RH, fiches de paie) sont traités selon les règles du RGPD.
En pratique, cela signifie que tout document contenant des données personnelles et arrivé à expiration de sa durée de conservation légale doit être détruit de manière sécurisée et traçable.
Le registre des activités de traitement de l'entreprise doit être mis à jour pour refléter la suppression de ces données.
En cas de contrôle, la CNIL peut demander à consulter la documentation attestant de la bonne gestion des données lors du débarras.
Dans le Pas-de-Calais (62) et l'Oise (60), Dacheux Déménagement travaille avec des partenaires certifiés pour la destruction confidentielle de documents.
Nous pouvons coordonner l'ensemble de l'opération de tri, destruction et certification dans le cadre d'un débarras global, ce qui simplifie la gestion pour le responsable de traitement de l'entreprise.
Nos documents de suivi sont conformes aux exigences de la CNIL en matière de traçabilité.
Organiser le débarras d'archives avec un professionnel
Pour qu'un débarras d'archives se déroule sans risque juridique, il faut travailler en plusieurs étapes coordonnées.
La première est le tri par catégorie de documents selon leur durée légale de conservation, idéalement réalisé avec l'aide du service juridique ou comptable de l'entreprise.
La deuxième est le conditionnement des documents à conserver (boîtes d'archives normalisées, étiquetage précis) pour leur transfert vers un lieu de stockage externalisé.
La troisième étape est la destruction sécurisée des documents arrivés à expiration.
Elle doit être réalisée par un prestataire certifié et donner lieu à un certificat de destruction.
La quatrième et dernière étape est la mise à jour du registre RGPD et des politiques de gestion documentaire interne pour refléter le débarras réalisé.
Dacheux Déménagement peut prendre en charge les étapes logistiques (conditionnement, transport, remise au prestataire de destruction) et coordonner les étapes documentaires avec vos équipes internes.
Notre expérience dans la gestion des archives professionnelles nous permet d'anticiper les erreurs fréquentes et de proposer des solutions adaptées à chaque type d'entreprise, quelle que soit sa taille.
Contactez-nous pour un audit gratuit de votre situation archivistique avant tout débarras.