Durées légales de conservation des archives
La durée varie selon la nature du document.
Comptabilité, livres, journaux, factures : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.
Bulletins de salaire et registres du personnel : 5 ans. Contrats commerciaux : toute la durée d'exécution, plus 5 ans après leur fin.
Certains dossiers vont beaucoup plus loin dans le temps : les actes de propriété immobilière se gardent 30 ans, les procès-verbaux d'assemblée 5 ans après dissolution de la société, les brevets pendant toute leur validité plus 5 ans.
Une erreur de catégorisation, et on détruit un document qui aurait pu servir de preuve devant un tribunal ou un contrôle fiscal, ça arrive plus souvent qu'on le croit.
D'où l'intérêt de faire un tri assisté par un archiviste ou un juriste interne avant tout débarras.
Les documents arrivés à échéance peuvent partir, les autres doivent rester archivés en lieu sûr ou être numérisés.
On peut vous orienter vers des prestataires d'archivage externalisé si le local de stockage manque.
Destruction confidentielle : méthodes et certificat
Un document contenant des données personnelles ou confidentielles ne finit pas dans une benne ordinaire.
Des prestataires spécialisés utilisent des broyeurs industriels à haute sécurité (normes DIN 66399), capables de réduire le papier en particules de quelques millimètres, aucune reconstitution possible.
C'est d'ailleurs la méthode recommandée par la CNIL pour les données sensibles.
À la fin de l'opération, le prestataire remet un certificat de destruction confidentielle qui engage sa responsabilité et précise date, volume, méthode.
Ce papier vaut de l'or en cas de contrôle CNIL, ou quand un client demande où en est son droit à l'effacement.
Gardez-le au moins 5 ans dans vos propres archives.
Pour les supports numériques, disques durs, clés USB, DVD, la destruction physique l'emporte souvent sur l'effacement logiciel dès que les volumes ou la sensibilité des données grimpent.
Déchiquetage mécanique ou démagnétisation neutralisent ces supports définitivement.
Un certificat suit, et les débris partent vers des filières DEEE agréées.
Conformité RGPD et données personnelles
Le RGPD impose de ne garder les données personnelles que le temps nécessaire à leur finalité initiale, papier ou numérique, la règle ne change pas.
Pendant un débarras, il faut donc vérifier que les documents porteurs de données personnelles, dossiers clients, dossiers RH, fiches de paie, sont traités dans les règles du RGPD.
Concrètement : un document contenant des données personnelles arrivé en fin de conservation doit être détruit de façon sécurisée et traçable.
Le registre des activités de traitement doit ensuite être mis à jour pour refléter cette suppression.
En cas de contrôle, la CNIL peut demander à voir la documentation qui prouve cette bonne gestion.
Dans le Pas-de-Calais (62) et l'Oise (60), on travaille avec des partenaires certifiés pour la destruction confidentielle.
On peut coordonner tri, destruction et certification dans un débarras global, ce qui allège considérablement la charge du responsable de traitement.
Nos documents de suivi répondent aux exigences de la CNIL en matière de traçabilité.
Une question sur votre situation ? Un conseiller peut vous répondre directement.
Organiser le débarras d'archives avec un professionnel
Pour éviter tout risque juridique, un débarras d'archives se découpe en plusieurs étapes.
D'abord le tri par catégorie selon la durée légale de conservation, idéalement avec le service juridique ou comptable de l'entreprise.
Ensuite, le conditionnement des documents à garder, boîtes normalisées, étiquetage précis, pour leur transfert vers un stockage externalisé.
Troisième étape, la destruction sécurisée des documents en fin de vie, réalisée par un prestataire certifié qui délivre un certificat.
Et enfin, quatrième étape, la mise à jour du registre RGPD et des politiques internes de gestion documentaire, pour que le débarras soit reflété où il faut.
On peut prendre en charge la partie logistique, conditionnement, transport, remise au prestataire de destruction, et coordonner la partie documentaire avec vos équipes.
L'expérience accumulée sur ce type de chantier permet d'anticiper les erreurs classiques, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Un audit gratuit de votre situation archivistique, ça se demande avant tout débarras, pas après.